Avant toute réunion prévue dans le planning,
demandez à l'organisateur de vous transmettre à l'avance l'ordre du jour. Vous aurez le temps de vous familiariser avec les thèmes qui seront débattus.
Demandez à ce que les noms des personnes participant à la réunion apparaissent sur l'ordre du jour. Vous serez sûrs alors d'avoir la bonne orthographe et de ne pas faire d'erreurs si vous avez à les contacter après la réunion.

Si cela est possible, essayez de placer les conférenciers en U, ou autour d'une table de conférence ronde ou ovale. Si vous faites appel à la lecture labiale, veillez à vous assoir dos à la fenêtre ou à toute autre source de lumière adaptée pour vous permettre de voir convenablement le visage de vos interlocuteurs.
Il est très utile qu'une secrétaire ou un de vos collègues prennent des notes pendant la réunion. Elles vous permettront de vous assurer que vous avez bien compris l'ensemble des discussions.
La personne qui anime la réunion doit rappeler à tous les participants qu'ils doivent prendre la parole à tour de rôle, elle doit indiquer la progression de la réunion, en cochant au fur et à mesure, sur l'ordre du jour, les thèmes qui ont été traités.
Quand cela est possible, demandez aux intervenants d'utiliser des supports visuels pour illustrer les points discutés.

Si la réverbération ou les bruits de fond vous gênent, vous pouvez utiliser un système FM pour améliorer votre écoute. Vous pouvez également utiliser un accessoire additionnel tel qu'un microphone omnidirectionnel de conférence, placé au centre de la table. Dans ce cas, les voix des personnes assises autour de la table sont captées par le micro et transmises directement au récepteur FM connecté à votre processeur.
Certains systèmes FM possèdent un microphone directionnel qui favorise la perception de la voix d'un interlocuteur lorsqu'il est pointé dans sa direction.
Certains bruits de fond peuvent être tellement gênants qu'ils peuvent vous empêcher de bien comprendre. Par exemple, le bruit occasionné par un projecteur. Dans ce cas, ne restez pas assis à côté, et " ne souffrez pas en silence! " Expliquez le problème, demandez à être placé à l'endroit le plus adapté par rapport à l'orateur et au projecteur. Vous pouvez demandez à ce que l'orateur fasse sa communication intégralement et que les questions soient toutes posées à la fin, une fois le projecteur éteint.